Hoe kan ik een aanbesteding procedure starten voor mijn bedrijf?

Stap 1: regel de basis voordat de eerste aanbesteding verschijnt

• Accounts. Registreer je bedrijf op TenderNed (voor attenderingen en documenten) en op Mercell en CTM (voor het inschrijven). Registratie is gratis, verificatie kost dagen.
• Gedragsverklaring aanbesteden. Vraag hem nu aan bij Justis; de doorlooptijd is weken en hij is twee jaar geldig. Zie de gedragsverklaring aanbesteden.
• Bewijsstukken. KvK-uittreksel, verzekeringspolis, jaarcijfers of accountantsverklaring, certificaten met vervaldata en een verklaring van de Belastingdienst.
• Het UEA. Oefen één keer het invullen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, dan kost het bij elke inschrijving een kwartier in plaats van een dag.
• Referenties. Drie tot vijf afgeronde opdrachten met omschrijving, waarde, periode en een contactpersoon die bevestigt. Vraag die bevestiging nu, niet in de week van de deadline.

Stap 2: weet in welke procedures je kans maakt

Openbare procedures kun je vinden en zonder uitnodiging inschrijven; onderhandse procedures komen alleen per uitnodiging. Voor een beginner zijn nationale openbare aanbestedingen en percelen van Europese aanbestedingen het meest kansrijk: de eisen zijn proportioneel (een omzeteis maximaal driemaal de jaarwaarde, referenties maximaal 60 procent van de opdrachtwaarde) en er zijn percelen die precies de maat van een regionaal bedrijf hebben. Welke procedures er zijn en hoe ze verschillen, lees je bij de stappen in de aanbestedingsprocedure.

Voor de onderhandse markt werk je parallel aan bekendheid: meld je bij de inkoopafdeling van de gemeenten in je regio, volg hun inkoopkalender en neem deel aan marktconsultaties. Een inkoper nodigt uit wie hij kent.

Stap 3: kies je eerste aanbestedingen selectief

De Go/No-Go doe je op dag één met drie vragen: voldoe ik aan alle eisen, past de opdracht bij mijn organisatie en heb ik een reden waarom deze opdrachtgever mij zou kiezen? Twee keer nee is een no-go, hoe aantrekkelijk de opdracht ook is.

Stap 4 en 5: de eerste inschrijving en de eerste gunning

Reserveer voor je eerste inschrijving 60 tot 100 uur, verdeeld over vijf weken. Gebruik de vragenronde: elke onduidelijke eis is een vraag, elke disproportionele eis een verzoek om aanpassing met verwijzing naar de Gids Proportionaliteit. Schrijf het plan in de structuur van de leidraad en laat het scoren door iemand die het niet schreef; de methode staat in hoe je een winnende aanbesteding schrijft. Overweeg voor de eerste keer één review door een specialist; die les neem je mee naar alle volgende inschrijvingen. Zie een adviesbureau voor aanbestedingsprocedures vinden.

Na de gunning ontvang je de scores per criterium en de motivering, ook bij verlies. Leg ze vast per opdrachtgever en per criterium. De eerste gunningsbeslissing is de goedkoopste les die je ooit krijgt: hij laat zien waar je punten liet liggen en hoe ver je van de winnaar zat.

De valkuilen van het eerste jaar

• Op alles inschrijven wat een beetje past. Drie kansloze inschrijvingen kosten evenveel als één winnende. Selectiviteit is de eerste vaardigheid.
• De vragenronde overslaan. Beginners durven geen vragen te stellen. Juist zij hebben de meeste onduidelijkheden en de antwoorden gelden voor iedereen.
• Het plan schrijven als een offerte. Een offerte verkoopt; een plan van aanpak beantwoordt criteria. Volg de leidraad, niet je brochure.
• Te scherp prijzen om binnen te komen. Een gewonnen contract met verlies is een probleem van vier jaar. Prijs op je kostprijs en de gunningshistorie.
• Verliezen niet analyseren. De gunningsbeslissing is de goedkoopste les die er is. Vraag om een toelichtend gesprek en leg de scores vast.
• Onderhandse procedures negeren. Onder de drempel komt veel werk per uitnodiging. Bekendheid bij inkopers opbouwen kost tijd; begin er in het eerste jaar mee.

Beginnen met Vollo naast je

De grootste valkuil voor beginners is de verkeerde aanbesteding kiezen en er 80 uur in steken. Vollo maakt uit je website een bedrijfsprofiel en toont elke ochtend de aanbestedingen die passen, met een matchscore, de procedure, de deadline en een Go/No-Go op de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Zo begin je met de opdrachten waar je kans maakt. Pro geeft actielijsten en voorgestelde vragen voor de nota van inlichtingen; Bid Copilot levert de eisenmatrix en de gunningscriteria met weging uit het bestek en de vergelijkbare gunningen met winnaar en prijs waarmee je je eerste prijs onderbouwt. Begin met 5 gratis matches op basis van je website; daarna 14 dagen gratis. Terug naar de aanbestedingsprocedure.