Gedragsverklaring aanbesteden (GVA): wat het is, wanneer je hem nodig hebt en hoe je hem aanvraagt
In het kort
De gedragsverklaring aanbesteden (GVA) is een verklaring van Justis, onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid, dat uit onderzoek geen bezwaren zijn gebleken tegen deelname van jouw bedrijf aan aanbestedingen. Justis toetst op relevante strafrechtelijke veroordelingen en op mededingingsboetes. Je levert de GVA als bewijsstuk bij de uitsluitingsgronden uit het UEA, meestal pas na de voorlopige gunning en hij mag dan niet ouder zijn dan twee jaar. Vollo laat in de Go/No-Go zien welke bewijsstukken een aanbesteding vraagt. Met Bid Copilot win je die aanbestedingen ook: eisenmatrix, gewogen gunningscriteria en Bid Writer-concepten.
Win je een aanbesteding, dan vraagt de opdrachtgever binnen korte tijd om bewijsstukken. De gedragsverklaring aanbesteden is daar bijna altijd een van en juist dat document heeft een lange aanvraagtijd. Wie hem pas na de gunning aanvraagt, komt in de problemen.
Wat Justis controleert
De GVA is geen verklaring omtrent het gedrag (VOG) voor een persoon, maar een verklaring over de onderneming en haar bestuurders in relatie tot aanbestedingen. Justis kijkt of er in de afgelopen jaren onherroepelijke veroordelingen zijn voor delicten die in de Aanbestedingswet als uitsluitingsgrond gelden, zoals deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude, witwassen en bepaalde arbeids- en milieudelicten. Daarnaast worden boetes van de Autoriteit Consument en Markt of de Europese Commissie voor kartelafspraken en andere mededingingsovertredingen meegewogen.
Is er niets gevonden, dan ontvang je de verklaring. Is er wel iets gevonden, dan weigert Justis de verklaring en kun je bezwaar maken. Een geweigerde GVA betekent niet automatisch uitsluiting bij elke aanbesteding: je kunt in het UEA aangeven welke maatregelen je hebt genomen en de aanbestedende dienst beoordeelt of die voldoende zijn.
Wanneer heb je een GVA nodig?
Bij Europese aanbestedingen en bij de meeste nationale procedures vraagt de aanbestedende dienst de GVA als bewijsstuk voor de uitsluitingsgronden. Je stuurt hem niet mee met je inschrijving; daarvoor volstaat het UEA. Pas als je als winnaar bent aangemerkt, krijg je het verzoek om binnen een gestelde termijn de bewijsstukken te leveren: doorgaans de GVA, een uittreksel uit het handelsregister en een verklaring van de Belastingdienst over betalingsgedrag.
De termijn voor het aanleveren is kort, vaak een week. De aanvraag van een GVA duurt langer. Zonder GVA op de plank loop je het risico de gewonnen opdracht alsnog te verliezen.
Bij meervoudig onderhandse procedures vraagt een opdrachtgever soms om de GVA en soms niet. Kijk in de uitnodiging of de leidraad welke bewijsstukken worden gevraagd.
Zo vraag je de gedragsverklaring aanbesteden aan
- Bepaal de aanvrager. De GVA staat op naam van de rechtspersoon die inschrijft (of van de natuurlijke persoon bij een eenmanszaak). Schrijf je in met meerdere entiteiten of als combinatie, dan heeft elke inschrijvende entiteit een eigen verklaring nodig.
- Dien de aanvraag in bij Justis. Dat gaat digitaal via de website van Justis, met eHerkenning voor rechtspersonen. Je betaalt een vast tarief per aanvraag; het actuele bedrag staat op justis.nl.
- Reken op enkele weken doorlooptijd. Justis raadpleegt de justitiële documentatie en de mededingingsregisters. Bij drukte of nader onderzoek kan het langer duren.
- Bewaar de verklaring digitaal en fysiek. Je levert hem doorgaans als scan aan via het inkoopplatform. Noteer de afgiftedatum: twee jaar later moet er een nieuwe liggen.
- Zet de vernieuwing in je agenda. Wie structureel inschrijft, vraagt de GVA elke twee jaar opnieuw aan, zodat hij nooit verloopt midden in een gunningsfase.
De GVA in je inschrijfroutine
Behandel de gedragsverklaring als onderdeel van je vaste tenderdossier, samen met het KvK-uittreksel, de verklaring van de Belastingdienst, je verzekeringsbewijzen en certificaten. Zo kun je binnen een dag op een bewijsverzoek reageren en verlies je nooit een gewonnen opdracht op een formaliteit. Lees ook hoe je inschrijft op een aanbesteding en welke regels bij aanbestedingen gelden.
In Vollo zie je per aanbesteding welke uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen gelden voordat je begint. De Go/No-Go laat direct zien of je aan de harde eisen voldoet en de actielijst in Pro zet de bewijsstukken die je bij gunning moet leveren alvast op een rij.
Veelgestelde vragen
Is de gedragsverklaring aanbesteden hetzelfde als een VOG?
Nee. Een VOG (verklaring omtrent het gedrag) gaat over een persoon en een specifieke functie. De GVA gaat over een onderneming in relatie tot aanbestedingen en toetst op de uitsluitingsgronden uit de Aanbestedingswet, inclusief mededingingsboetes.
Hoe lang is een GVA geldig?
De verklaring mag op het moment van indienen niet ouder zijn dan twee jaar. Vraag hem dus tijdig opnieuw aan als je regelmatig inschrijft.
Moet ik de GVA meesturen met mijn inschrijving?
Meestal niet. Bij de inschrijving volstaat het UEA. De GVA lever je als bewijsstuk zodra de aanbestedende dienst daarom vraagt, doorgaans na de voorlopige gunning en binnen een korte termijn.
Wat als Justis de verklaring weigert?
Je kunt bezwaar maken bij Justis. Daarnaast kun je in het UEA aangeven welke maatregelen je hebt genomen om herhaling te voorkomen (zelfreiniging). De aanbestedende dienst beoordeelt of die maatregelen voldoende zijn om je toch toe te laten.
Heeft elke combinant een eigen GVA nodig?
Ja. Elke rechtspersoon die inschrijft, ook als deel van een combinatie, moet zijn eigen gedragsverklaring kunnen leveren. Onderaannemers hoeven dat meestal niet, tenzij je een beroep doet op hun draagkracht.