Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

GoVollo, hierna ook aangeduid als “Vollo”, is een product van Vespucci Holding B.V., gevestigd aan Admiralengracht 168-H, 1057 GH Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 60490616.

Voor persoonsgegevens waarvoor Vollo zelf het doel en de middelen van de verwerking bepaalt, is Vespucci Holding B.V. de verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer Vollo persoonsgegevens uitsluitend namens een zakelijke klant verwerkt, kan Vollo optreden als verwerker. Hiervoor geldt onze verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens verwerken we?

Account- en contactgegevens

• naam;
• zakelijk e-mailadres;
• telefoonnummer indien opgegeven;
• functie;
• organisatie;
• inlog- en accountgegevens.

Bedrijfsgegevens

• bedrijfsnaam;
• website;
• vestigings- en bedrijfsinformatie;
• diensten en activiteiten;
• sector;
• werkgebied;
• certificeringen;
• andere informatie waarmee Vollo aanbestedingen aan je onderneming kan matchen.

Wanneer je een openbare bedrijfswebsite opgeeft voor een matchanalyse, kan Vollo informatie verwerken die openbaar op die website beschikbaar staat.

3. Gegevens over het gebruik van Vollo

We kunnen onder andere informatie verwerken over:

• gekozen en opgeslagen aanbestedingen;
• matchresultaten;
• Go/No-Go-analyses;
• bidprojecten;
• taken;
• deadlines;
• teamactiviteiten;
• zoek- en gebruiksgedrag binnen Vollo;
• instellingen en voorkeuren.

4. Documenten en inhoud

Wanneer je documenten of andere inhoud aan Vollo verstrekt, kunnen daarin persoonsgegevens voorkomen.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

• certificaten;
• referentieprojecten;
• cv's;
• bewijsstukken;
• aanbestedingsdocumenten;
• teksten voor inschrijvingen;
• contactgegevens van medewerkers of derden;
• projectinformatie.

Deze gegevens worden verwerkt om de door jou gekozen functionaliteiten te leveren.

5. Technische gegevens

Bij gebruik van onze website en software kunnen onder andere worden verwerkt:

• IP-adres;
• browser- en apparaatinformatie;
• datum en tijd;
• bezochte pagina's;
• sessiegegevens;
• foutmeldingen;
• loggegevens;
• beveiligingsinformatie.

6. Betaal- en abonnementsgegevens

Bij een betaald abonnement verwerken we gegevens die noodzakelijk zijn voor:

• facturatie;
• abonnementenbeheer;
• betalingen;
• financiële administratie.

Betaalgegevens kunnen tevens door een betalingsdienstverlener worden verwerkt.

7. Support en communicatie

Wanneer je contact met ons opneemt kunnen we onder andere verwerken:

• je contactgegevens;
• de inhoud van je bericht;
• technische informatie die nodig is om een probleem te onderzoeken;
• correspondentie en supporthistorie.

8. Waarom verwerken we gegevens?

We verwerken persoonsgegevens onder andere voor:

• het aanmaken en beheren van accounts;
• het uitvoeren van de overeenkomst;
• het aanbieden van een gratis proefperiode;
• matching van aanbestedingen;
• aanbestedings- en documentanalyse;
• het personaliseren van aanbestedingsresultaten;
• AI-functionaliteiten;
• bidmanagement;
• servicemeldingen en deadline-informatie;
• klantenservice;
• beveiliging;
• fraude- en misbruikpreventie;
• verbetering van website en software;
• financiële administratie;
• naleving van wettelijke verplichtingen;
• marketing, voor zover toegestaan.

9. Op welke grondslagen verwerken we gegevens?

Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer verwerking noodzakelijk is om Vollo of een proefaccount te leveren.

Gerechtvaardigd belang

Bijvoorbeeld voor beveiliging, fraudepreventie, zakelijke communicatie, productverbetering en analyse van het functioneren van onze dienst.

Toestemming

Wanneer toestemming wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor bepaalde marketing- of trackingtechnieken. Je kunt toestemming voor de toekomst altijd intrekken.

Wettelijke verplichting

Bijvoorbeeld voor het bewaren van bepaalde financiële en fiscale gegevens.

10. AI en geautomatiseerde verwerking

Vollo gebruikt AI en andere geautomatiseerde technieken om onder andere:

• bedrijfsactiviteiten te analyseren;
• relevante aanbestedingen te selecteren;
• matchscores te berekenen;
• aanbestedingsdocumenten samen te vatten;
• eisen en criteria te identificeren;
• Go/No-Go-indicaties te ondersteunen;
• teksten en voorstellen te genereren.

11. Openbare informatie

Vollo verwerkt informatie uit openbare bronnen, waaronder openbare bedrijfswebsites en openbaar beschikbare aanbestedingsinformatie.

Wanneer dergelijke informatie persoonsgegevens bevat, verwerken we deze alleen voor een passend en rechtmatig doel en overeenkomstig toepasselijke privacywetgeving.

12. Met wie delen we persoonsgegevens?

We kunnen leveranciers inschakelen voor bijvoorbeeld:

• hosting en cloudinfrastructuur;
• databases;
• e-mail;
• support;
• analytics;
• beveiliging;
• betalingen;
• AI- en taalmodellen;
• technische monitoring.

Deze partijen mogen persoonsgegevens alleen verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor hun dienstverlening.

We verkopen persoonsgegevens niet aan datahandelaren of adverteerders.

13. Subverwerkers

Wanneer Vollo als verwerker optreedt, kan Vollo subverwerkers inschakelen voor onderdelen van de dienstverlening.

De afspraken hierover staan in onze verwerkersovereenkomst.

Een actuele lijst van relevante subverwerkers kan door klanten worden opgevraagd of binnen de dienstverlening beschikbaar worden gesteld.

14. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dat gebeurt zorgen we, indien vereist, voor een geldige doorgiftegrondslag.

Dit kan bijvoorbeeld zijn:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• andere wettelijk toegestane waarborgen.

15. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

• Accountgegevens: gedurende het account en daarna gedurende een redelijke administratieve periode.
• Klant- en contractadministratie: zolang nodig voor de overeenkomst en wettelijke bewaarplichten.
• Fiscale administratie: gedurende de wettelijk vereiste bewaartermijn.
• Supportcommunicatie: zolang nodig voor vragen, incidenten en eventuele geschillen.
• Beveiligingslogs: gedurende een beperkte periode die nodig is voor beveiliging en onderzoek.
• Marketinggegevens: totdat je je afmeldt of de gegevens niet meer nodig zijn.
• Klantinhoud: overeenkomstig de overeenkomst en verwerkersovereenkomst.

16. Beveiliging

We treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en misbruik.

Daarbij houden we onder meer rekening met:

• de aard van de gegevens;
• de omvang van de verwerking;
• de stand van de techniek;
• de risico's van de verwerking.

17. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie heb je onder de AVG onder andere het recht om:

• inzage te vragen;
• gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken;
• gegevens over te laten dragen;
• toestemming in te trekken.

Wanneer een verzoek betrekking heeft op gegevens die Vollo uitsluitend namens een klant verwerkt, kan het noodzakelijk zijn het verzoek met die klant af te stemmen.

We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren.

18. Klacht indienen

Heb je een klacht over de verwerking van persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op zodat we deze kunnen onderzoeken.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens .

19. Minderjarigen

Vollo is een zakelijke dienst en is niet gericht op kinderen.

20. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer onze dienstverlening, leveranciers of toepasselijke regelgeving verandert.

De meest actuele versie is beschikbaar via govollo.nl.

21. Contact

Vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kunnen via de contactmogelijkheden op govollo.nl worden gesteld.