Waar vind ik voorbeelden van succesvolle aanbesteding procedures?

Bron 1: gunningsberichten op TenderNed en TED

Elke Europese aanbesteding eindigt met een aankondiging van gegunde opdracht; veel nationale procedures ook. Daarin staan de winnaar, de gunningswaarde, het aantal ontvangen inschrijvingen, de gebruikte procedure en de gunningscriteria met weging. Filter op TenderNed op je CPV-codes en de opdrachtgevers in je regio en zet de periode op drie jaar. Binnen een uur heb je een beeld: wie wint, hoe vaak, tegen welke bedragen en met hoeveel concurrentie. TED biedt voor Europese gunningen betere filters op winnaar en bedrag. De opbouw van een gunningsbericht en wat elk veld je vertelt, staat in voorbeelden van succesvolle gemeentelijke aanbestedingen; dat werkt voor elke opdrachtgever hetzelfde.

Bron 2: de gunningsbeslissingen die je zelf ontvangt

De scherpste voorbeelden krijg je gratis, maar alleen als je hebt ingeschreven: de gunningsbeslissing. Daarin staan je eigen scores per subcriterium, de scores van de winnaar en de motivering van het beoordelingsteam. Dat is een letterlijke beschrijving van wat de opdrachtgever een succesvolle inschrijving vindt. Vraag bij een verlies altijd om een toelichtend gesprek; de meeste opdrachtgevers geven het en het levert meer op dan welk voorbeeld op internet dan ook.

Bron 3: praktijkvoorbeelden van PIANOo en opdrachtgevers

PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden van de Rijksoverheid, publiceert handreikingen en praktijkvoorbeelden van aanbestedingsprocedures: hoe een marktconsultatie is opgezet, hoe een opdrachtgever percelen heeft ingedeeld, hoe gunningscriteria zijn geformuleerd. Ze zijn geschreven voor inkopers en juist daarom nuttig: je leest hoe de andere kant denkt. Daarnaast publiceren gemeenten en provincies inkoopkalenders, evaluaties en raadsstukken over grotere aanbestedingen, met daarin de motivering van de gunning en de ervaringen met de winnaar. Wie het inkoopbeleid van zijn belangrijkste opdrachtgevers leest, weet waar zij op gunnen voordat de leidraad verschijnt.

Wat je niet vindt en waarom dat niet erg is

Winnende plannen van aanpak zelf zijn niet openbaar; ze bevatten bedrijfsvertrouwelijke informatie en worden door opdrachtgevers niet vrijgegeven. Wees voorzichtig met “voorbeeldinschrijvingen” die online worden verkocht: ze zijn generiek en beoordelaars herkennen ze.

Dat is geen gemis. Een plan wint niet omdat het lijkt op een ander plan, maar omdat het precies antwoordt op deze leidraad, met beloften over deze locaties en deze gebruikers. De methode daarvoor staat in hoe je een winnende aanbesteding schrijft. De voorbeelden die je wel hebt, gunningsberichten en gunningsbeslissingen, vertellen je wat die opdrachtgever beloont; de invulling is jouw bedrijf.

Zo bouw je een eigen voorbeeldenarchief

Een archief van gunningen en gunningsbeslissingen is na een jaar meer waard dan elke externe bron, omdat het over jouw opdrachtgevers en jouw markt gaat. Houd het simpel: één regel per aanbesteding met de opdrachtgever, de datum, de procedure, de winnaar, de gunningswaarde, het aantal inschrijvers, de weging kwaliteit en prijs, en, als je zelf inschreef, je scores per criterium naast die van de winnaar. Voeg een kolom toe met de les in één zin: “verloren op implementatieplan”, “gewonnen op social return”, “prijs 8 procent te hoog”. Loop het archief door voordat je aan een nieuwe inschrijving begint bij dezelfde opdrachtgever of in dezelfde sector.

Gunningshistorie zonder zoekwerk

Het bijhouden van gunningen is het werk dat blijft liggen als de dagelijkse operatie draait. Vollo doet het mee: bij elke aanbesteding die bij je bedrijf past, toont Bid Copilot de vergelijkbare gunningen van de afgelopen jaren met winnaar en prijs, naast de eisenmatrix en de gunningscriteria met weging. Pro geeft een winkans en een inschatting van de concurrentie op basis van diezelfde historie. Zo bouw je per opdrachtgever het marktbeeld op dat anders alleen de gevestigde partijen hebben, zonder er zelf een middag per week aan kwijt te zijn. Hoe je vervolgens de procedure doorloopt, staat bij de stappen in de aanbestedingsprocedure. Terug naar de aanbestedingsprocedure.