Het UEA: wat het Uniform Europees Aanbestedingsdocument is en hoe je het goed invult

Waarom het UEA bestaat

Voor 2016 moesten inschrijvers bij elke aanbesteding een stapel bewijsstukken meesturen: uittreksels, verklaringen, jaarrekeningen, certificaten. Dat kostte iedere inschrijver tijd en geld, ook de negen van de tien die de opdracht niet kregen. De Europese aanbestedingsrichtlijnen introduceerden daarom het UEA: één standaardverklaring waarmee je zelf verklaart dat je in orde bent. Alleen de winnaar hoeft het te bewijzen.

In Nederland is het UEA opgenomen in de Aanbestedingswet 2012 en verving het de eerdere Eigen verklaring. Aanbestedende diensten stellen het UEA als model beschikbaar bij de aanbestedingsdocumenten, meestal als invulbare pdf of als digitaal formulier op het inkoopplatform.

De zes delen van het UEA

1. Deel I: gegevens over de aanbesteding. Naam van de aanbestedende dienst, de opdracht en het publicatienummer. Vaak al ingevuld door de opdrachtgever.
2. Deel II: gegevens over de ondernemer. Je bedrijfsgegevens, of je mkb bent, of je inschrijft als combinatie en of je een beroep doet op de draagkracht van derden of onderaannemers inzet.
3. Deel III: uitsluitingsgronden. De verplichte gronden (zoals veroordelingen voor fraude, omkoping of witwassen) en de facultatieve gronden die de opdrachtgever van toepassing heeft verklaard, zoals faillissement, ernstige beroepsfout of eerdere slechte prestaties.
4. Deel IV: selectiecriteria. De geschiktheidseisen: financiële en economische draagkracht, technische en beroepsbekwaamheid, kwaliteitsnormen. In Nederland volstaat vaak één algemene verklaring dat je aan alle eisen voldoet.
5. Deel V: beperking van het aantal gegadigden. Alleen bij niet-openbare procedures met een selectiefase.
6. Deel VI: slotopmerkingen en ondertekening. De verklaring dat alles juist is en dat je op verzoek bewijsstukken levert, met datum, plaats en handtekening van een tekenbevoegde.

De fouten die inschrijvers de opdracht kosten

• Niet of onbevoegd ondertekend. De handtekening moet van iemand komen die volgens het handelsregister tekenbevoegd is, of van iemand met een schriftelijke volmacht die je meestuurt.
• Verkeerde entiteit. Schrijf je in met de werkmaatschappij, gebruik dan ook de gegevens en het KvK-nummer van die entiteit, niet van de holding.
• Combinant of derde vergeten. Elke combinant en elke derde op wiens draagkracht je een beroep doet, levert een eigen UEA in. Ontbreekt er één, dan is de inschrijving onvolledig.
• Het model van de opdrachtgever niet gebruikt. Gebruik altijd het UEA dat bij deze aanbesteding is verstrekt; daarin staat welke facultatieve uitsluitingsgronden gelden.
• Een uitsluitingsgrond verzwegen. Is er iets aan de hand, geef het dan aan en beschrijf de maatregelen die je hebt genomen (zelfreiniging). Verzwijgen leidt tot uitsluiting én tot een valse verklaring.
• Bewijsstukken niet klaar. Win je, dan heb je vaak maar enkele dagen om de gedragsverklaring aanbesteden, een KvK-uittreksel en een verklaring van de Belastingdienst te leveren. Zorg dat die er zijn voordat je inschrijft.

Zo verwerk je het UEA in je inschrijfproces

Behandel het UEA als een vast onderdeel van je inschrijfchecklist, niet als de laatste bijlage. Houd een actueel basisbestand met je bedrijfsgegevens bij, zodat je per aanbesteding alleen deel I en de specifieke onderdelen hoeft aan te passen. Leg per aanbesteding vast wie tekent en of een volmacht nodig is. En plan de bewijsstukken vooruit: een gedragsverklaring aanbesteden is twee jaar geldig, dus vraag hem aan voordat je hem nodig hebt.

Met de stappen voor het inschrijven op een aanbesteding en de uitleg van de Europese procedure heb je het hele traject in beeld. Gebruik je Vollo, dan staan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen van elke aanbesteding al in de Go/No-Go, zodat je weet welk UEA je moet kunnen ondertekenen voordat je aan de inschrijving begint.