Eisen voor inschrijven op een aanbesteding van een gemeente.

Poort 1: de uitsluitingsgronden

De Aanbestedingswet kent verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden. De verplichte gelden altijd: onherroepelijke veroordelingen voor onder meer fraude, omkoping, witwassen, deelname aan een criminele organisatie en bepaalde arbeidsdelicten. De facultatieve gronden past een gemeente toe als zij dat in de leidraad aangeeft: faillissement of surseance, ernstige beroepsfout, valse verklaringen, belangenverstrengeling, niet betaalde belastingen of premies en slechte prestaties bij eerdere overheidsopdrachten.

Je verklaart via het UEA dat deze gronden niet op je van toepassing zijn. Is er wel iets aan de hand, verzwijg het dan niet: je kunt aangeven welke maatregelen je hebt genomen en de gemeente beoordeelt of die voldoende zijn. Win je, dan bewijs je de verklaring met de gedragsverklaring aanbesteden, een uittreksel uit het handelsregister en een verklaring van de Belastingdienst.

Poort 2: de geschiktheidseisen

Geschiktheidseisen gaan over jouw bedrijf, niet over je aanbod. Ze moeten in verhouding staan tot de opdracht; de Gids Proportionaliteit geeft daar concrete grenzen voor die gemeenten moeten volgen.

Grenzen volgens de Gids Proportionaliteit, peildatum september 2026. Vind je een eis disproportioneel, stel daar dan in de nota van inlichtingen een vraag over; gemeenten passen eisen regelmatig aan.

Referenties zijn de eis waar het meest op wordt uitgesloten. Lees precies wat de gemeente vraagt: de kerncompetentie, de periode, de omvang en of de opdracht afgerond moet zijn. Een referentie die net buiten de periode valt of net te klein is, telt niet. Mag je een beroep doen op een derde (een moederbedrijf of onderaannemer), dan moet die partij een eigen UEA leveren en zich verbinden aan de opdracht.

Eisen aan de opdracht: SROI, duurzaamheid en meer

Naast eisen aan je bedrijf stelt de gemeente eisen aan de uitvoering. Die staan in het programma van eisen en de conceptovereenkomst en gelden voor iedereen die inschrijft.

• Social return (SROI). Vrijwel elke gemeente vraagt een percentage van de opdrachtsom, vaak 5 procent, te besteden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Reken dat mee in je prijs en beschrijf hoe je het invult.
• Duurzaamheid. Emissievrij materieel, circulaire materialen, CO2-prestatieladder of een milieumanagementsysteem. Vaak deels als eis, deels als gunningscriterium.
• Arbeidsvoorwaarden. Toepassing van de geldende cao en, bij overname van werk, de regels rond overgang van personeel (bijvoorbeeld in de schoonmaak).
• Verzekering en aansprakelijkheid. Minimaal verzekerd bedrag per gebeurtenis, soms een bankgarantie bij grote werken.
• Uitvoeringsvoorwaarden. Responstijden, rapportages, bereikbaarheid, Nederlandstalige contactpersoon, verwerkersovereenkomst bij persoonsgegevens.

Vind je een eis te zwaar? Gebruik de nota van inlichtingen

Eisen zijn niet in beton gegoten. Tijdens de vragenronde mag elke inschrijver vragen stellen en gemeenten passen eisen regelmatig aan als blijkt dat ze de markt onnodig uitsluiten. Verwijs in je vraag naar de Gids Proportionaliteit en leg concreet uit waarom de eis niet in verhouding staat tot de opdracht: een omzeteis van vijf keer de jaarwaarde, een referentie die groter moet zijn dan de opdracht zelf, of een certificaat dat alleen grote partijen hebben. Formuleer je vraag neutraal en stel hem vroeg; de eerste vragenronde biedt de meeste ruimte. Alle antwoorden worden voor iedereen gepubliceerd en gelden als onderdeel van de aanbestedingsdocumenten. Wie na de gunning klaagt over een disproportionele eis, is te laat: dat moment was de nota van inlichtingen.

De vormvereisten die inschrijvers de opdracht kosten

De strengste eisen zijn de saaiste. Gemeenten mogen een inschrijving die niet aan de vormvereisten voldoet niet in behandeling nemen, ook al is de fout klein. Dit zijn de vijf die het vaakst misgaan.

1. Te laat. De inschrijftermijn sluit op een exact tijdstip op het inkoopplatform. Een upload om 12:01 uur bij een deadline van 12:00 uur is uitgesloten. Plan de indiening een dag eerder.
2. Onvolledig. Elk gevraagd document, elke bijlage en elk ingevuld formulier moet aanwezig zijn. Maak een checklist uit de leidraad en vink af.
3. Niet of onbevoegd ondertekend. Het UEA en de inschrijfformulieren moeten door een tekenbevoegde zijn ondertekend, of met een volmacht die je meestuurt.
4. Verkeerd format. Maximaal aantal pagina’s, lettergrootte, bestandsformaat en het gebruik van de voorgeschreven formulieren zijn harde eisen. Een plan van vijf pagina’s waar vier is toegestaan, wordt niet beoordeeld.
5. Voorwaarden gesteld. Een inschrijving onder voorbehoud of met afwijkingen van de conceptovereenkomst is ongeldig. Bezwaren tegen voorwaarden breng je in tijdens de nota van inlichtingen, niet in je inschrijving.

Zo weet je in twee minuten of je voldoet

Begin elke aanbesteding met de eisen, niet met het plan. Loop de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen langs en beslis of je erdoor komt. Kom je er niet doorheen en is de eis proportioneel, stop dan; kom je er wel doorheen, verzamel dan direct de bewijsstukken en ga pas daarna schrijven. Wie deze volgorde omdraait, steekt tijd in plannen voor opdrachten die hij niet mag winnen.

Vollo doet die eerste stap voor je. Bij elke gemeentelijke aanbesteding die bij je profiel past, laat de Go/No-Go zien of je voldoet aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen en vat de AI-samenvatting de eisen aan de opdracht samen. Met Bid Copilot krijg je een werkende eisenmatrix uit het bestek, met per eis of je eraan voldoet. Wil je weten hoe de rest van de procedure verloopt, lees dan hoe een openbare aanbesteding door een gemeente werkt, of ga terug naar het overzicht over aanbesteding gemeente.