Tips voor leveranciers om succesvol in te schrijven op onderwijsaanbestedingen.

Tip 1: kies aanbestedingen waar je onderwijsreferenties tellen

Schoolbesturen vragen bijna altijd referenties in het onderwijs, of ten minste in een vergelijkbare omgeving met publiek en kinderen. Heb je die niet, begin dan met een perceel bij een klein bestuur of met een opdracht waar de referentie-eis op kerncompetenties is gesteld in plaats van op onderwijs specifiek. Controleer de eisen op dag één: certificaten, referenties, omzet per perceel. Elke inschrijving kost 40 tot 100 uur; steek die alleen in aanbestedingen die je kunt winnen. Hoe de procedure loopt en wie de beoordelaars zijn, staat bij de aanbestedingsprocedure voor scholen.

Tip 2: plan rond het schooljaar

De aanbesteding wordt in het voorjaar gepubliceerd, de gunning valt in mei of juni en de levering of implementatie vindt plaats in juli en augustus. Wie in zijn plan van aanpak een implementatieplanning laat zien die de zomervakantie benut en op 1 augustus klaar is, scoort op het criterium dat schoolleiders het belangrijkst vinden: geen gedoe bij de start van het schooljaar. Reserveer capaciteit voor de zomer voordat je inschrijft en beloof geen startdatum die je met de screening van medewerkers niet haalt.

Tip 3: schrijf voor de schoolleider, niet voor de inkoper

Volg de structuur van de leidraad, beantwoord elk subcriterium apart en vervang elke kwalificatie door een cijfer, een termijn of een naam van een functie. De methode staat in hoe je een winnende aanbesteding schrijft.

Tip 4 en 5: maatschappelijke waarde en de prijs

Scholen gunnen op maatschappelijke waarde: social return (stageplaatsen, leerbanen voor eigen leerlingen van een roc), duurzaamheid (circulair meubilair, elektrisch materieel, energiezuinige apparatuur) en gezondheid (gezonde schoolkantine, schone binnenlucht). Maak het meetbaar: aantallen stageplaatsen, percentages hergebruik, concrete afspraken met de school. Een intentie scoort niets; een cijfer wel.

De prijs bij scholen moet stabiel zijn: besturen hebben een vaste bekostiging en kunnen een prijsverhoging niet doorberekenen. Reken je prijs door tegen de formule in de leidraad en tegen de gunningshistorie van dit bestuur of deze samenwerking; bied indexering aan die de bekostiging volgt en wees transparant over meerwerk. Wie won de vorige ronde en tegen welk bedrag, vind je in de gunningsberichten; met Vollo zie je in Bid Copilot de vergelijkbare gunningen met winnaar en prijs.

Tip 6: gebruik de vragenronde en leer van de gunning

• Vraag naar wat je op de schouw zag. Afwijkende vierkante meters, ontbrekende werkkasten, een gymzaal die niet in de ruimtestaat staat. Antwoorden gelden voor iedereen en voorkomen dat je op aannames inschrijft.
• Vraag naar de weging en de beoordelingssystematiek. Wat betekent “goed” in de rubriek? Hoeveel pagina’s mag het plan zijn?
• Vraag naar de overnamelijst bij schoonmaak en catering; zonder de lijst klopt je prijs niet.
• Analyseer de gunningsbeslissing. De scores per criterium van jou en de winnaar zijn de beste leerstof; vraag om een toelichtend gesprek met het bestuur.
• Blijf in beeld bij het bestuur. Veel besturen besteden onder de drempel onderhands aan; wie goed leverde op de openbare opdracht, krijgt de uitnodiging.

De voorbereiding uit handen

Vier van de zes tips beginnen met informatie: welke aanbestedingen passen, wat de eisen zijn, hoe de criteria wegen en wie eerder won. Vollo levert die elke ochtend: de onderwijsaanbestedingen die bij je bedrijf passen, met matchscore, procedure, deadline en een Go/No-Go op de eisen. Pro voegt actielijsten, voorgestelde vragen voor de nota van inlichtingen en een winkans toe; Bid Copilot de eisenmatrix, de gunningscriteria met weging en de gunningshistorie. De Bid Writer schrijft het eerste concept voor de schoolleider die het leest; jij scherpt het aan. Terug naar aanbesteding onderwijs.