Hoe werkt de aanbestedingsprocedure voor scholen in Nederland?

Waarom scholen moeten aanbesteden

Onderwijsinstellingen worden overwegend uit publieke middelen bekostigd en werken in het algemeen belang. Daarmee zijn zij publiekrechtelijke instellingen in de zin van de Aanbestedingswet 2012, van het kleinste schoolbestuur met één school tot een universiteit. Zij vallen onder de drempel voor decentrale overheden: 216.000 euro voor leveringen en diensten en 5.404.000 euro voor werken, geraamd over de hele looptijd inclusief opties. Een schoonmaakcontract van 60.000 euro per jaar met een looptijd van vier jaar is dus Europees. De drempels en rekenregels staan bij de aanbestedingsdrempel en drempelbedragen.

Onder de drempel geldt het inkoopbeleid van het bestuur, binnen de Gids Proportionaliteit. Veel besturen hanteren daarvoor de modelregeling van de sectorraden: enkelvoudig tot enkele tienduizenden euro’s, meervoudig onderhands daarboven, nationaal openbaar bij grotere bedragen.

Wie de procedure uitvoert

Het traject van aankondiging tot schooljaar

1. Aankondiging. Meestal in het voorjaar op TenderNed, met leidraad, programma van eisen, conceptovereenkomst en de lijst van deelnemende scholen bij een samenwerking.
2. Schouw. Bij schoonmaak, catering en installaties een bezichtiging van de locaties, vaak op één dag langs meerdere scholen.
3. Vragenronde. De nota van inlichtingen; stel vragen over de locaties, de aantallen, de overnamelijst bij schoonmaak en de weging van de criteria.
4. Inschrijving. Via het inkoopplatform van de instelling of de adviseur, meestal Mercell of CTM. UEA, verklaringen, prijs en plan van aanpak.
5. Beoordeling en gunning. Een beoordelingsteam met vaak een schoolleider, een facilitair medewerker en de adviseur scoort per criterium. Voorlopige gunning, bezwaartermijn, definitieve gunning.
6. Implementatie in de zomer. Leveringen en overname vinden plaats in de zomervakantie; het contract start op 1 augustus. Wie de zomer niet vrijhoudt, haalt de start niet.

Hoe je binnen dit traject scoort, staat bij tips om succesvol in te schrijven op onderwijsaanbestedingen.

Waar de procedure bij scholen anders is

• De beoordelaar is geen inkoper. Een schoolleider leest je plan met de blik van de gebruiker: werkt dit in mijn school, tijdens lestijden, met mijn conciërge? Schrijf voor die lezer.
• Veiligheid en screening wegen zwaar. Werken in een school vraagt gescreende medewerkers en afspraken over aanwezigheid onder lestijd. Dat komt terug in de gunningscriteria.
• Percelen per bestuur. Bij een samenwerking schrijf je per perceel in; een klein bestuur met vier scholen kan precies jouw maat zijn.
• Verlichte regimes. Onderwijsdiensten zelf (zoals trainingen) kunnen onder het regime voor sociale en andere specifieke diensten vallen, met een drempel van 750.000 euro en een lichtere procedure.
• Beperkte budgetten. Schoolbesturen hebben vaste bekostiging; prijsstabiliteit over de looptijd is een gunningsthema.

Termijnen bij een schoolaanbesteding

Op basis van de Aanbestedingswet 2012 en de praktijk bij onderwijsaanbestedingen, peildatum september 2026; de leidraad bepaalt de exacte planning.

De procedure vooruitlopen met Vollo

Bij scholen zit het verschil in de eerste weken: de schouw, de vragenronde en de Go/No-Go. Vollo leest elke nacht alle nieuwe publicaties op TenderNed, ook van stichtingen en coöperaties die je niet als “school” herkent en toont welke bij je bedrijf passen met de procedure, de deadline, een matchscore en een Go/No-Go op de eisen. Met Bid Copilot krijg je uit de aanbestedingsdocumenten de eisenmatrix en de gunningscriteria met weging, zodat je plan schrijft voor de schoolleider die het beoordeelt. Terug naar aanbesteding onderwijs.