Stappenplan voor MKB om deel te nemen aan defensieaanbestedingen

Stap 1 en 2: begin civiel en regel de basis

Een groot deel van de defensie-inkoop is civiel en wordt onder de gewone Aanbestedingswet aanbesteed: catering en bedrijfsrestaurants, schoonmaak, werkkleding, transport en logistiek, onderhoud van gebouwen en terreinen, installaties, IT-inhuur en opleidingen. Die opdrachten staan openbaar op TenderNed, met DOSCO, het Rijksvastgoedbedrijf of COMMIT als aanbestedende dienst en zijn de logische eerste stap: geen militaire specialisatie nodig, wel referenties bij een veeleisende opdrachtgever. Waar je ze vindt, staat bij actuele aanbestedingen van Defensie vinden.

• Accounts op TenderNed en de inkoopplatforms van de defensie-inkopers.
• UEA-basisbestand, gedragsverklaring aanbesteden (weken doorlooptijd), KvK-uittreksel, verzekering.
• Certificaten die in je branche gebruikelijk zijn: ISO 9001, VCA, ISO 14001, HACCP; bij IT ISO 27001.
• Referenties bij overheden of grote bedrijven, met contactpersonen die bevestigen.

Stap 3: start de screening voordat je hem nodig hebt

Wie op een kazerne, vliegbasis of haven werkt, wordt gescreend; voor vertrouwensfuncties is een verklaring van geen bezwaar nodig via de MIVD. Dat kost vier tot acht weken per persoon en kan niet worden versneld. Bedrijven die vaker voor Defensie willen werken, laten daarom een vaste kern van medewerkers vooraf screenen en houden een lijst bij met de status per medewerker. In je inschrijving beschrijf je dat: hoeveel mensen zijn gescreend, hoe je nieuwe medewerkers laat screenen en hoe je continuïteit garandeert als iemand uitvalt. Dat scoort op het criterium dat Defensie het zwaarst weegt en het voorkomt een startdatum die je niet haalt.

Stap 4 en 5: referenties opbouwen en toeleverancier worden

Wie in de toeleveringsketen zit, bouwt referenties op die later tellen bij eigen inschrijvingen. Welke bedrijven de defensiecontracten winnen en hoe je ze vindt, staat bij welke bedrijven leveren via aanbestedingen voor Defensie.

Stap 6: groeien naar gerubriceerde en materieelopdrachten

Pas als gerubriceerde opdrachten of materieel in beeld komen, loont de investering in de zwaardere eisen: ABDO-certificering voor de beveiliging van je organisatie, personeel, locaties en systemen; AQAP-kwaliteitsborging naast ISO 9001 bij materieel; en verklaringen over leveringszekerheid en herkomst in je toeleveringsketen. Die trajecten kosten maanden en geld en ze lonen alleen met zicht op concrete opdrachten. De Defensie Industrie Strategie en het Defensie Projectenoverzicht laten zien welke systemen worden vervangen en welke industriële participatie wordt verwacht; de brancheorganisatie voor de defensie- en veiligheidsindustrie helpt bij de aansluiting op de systeembouwers. Welke criteria dan gelden, lees je bij de criteria bij defensieaanbestedingen.

Het stappenplan in een tijdlijn

Het stappenplan volhouden

Het verschil tussen bedrijven die bij Defensie binnenkomen en bedrijven die het opgeven, zit in het bijhouden: elke dag de publicaties zien, elke passende opdracht op dag één beoordelen en elke gunning vastleggen. Vollo doet het eerste deel: het leest elke nacht alle nieuwe publicaties op TenderNed en toont de defensieaanbestedingen die bij je bedrijf passen, met de procedure, het regime, de deadline en een Go/No-Go op referenties, certificaten en beveiligingseisen. Bid Copilot levert de eisenmatrix en de gunningscriteria met weging uit de aanbestedingsdocumenten, plus vergelijkbare gunningen met winnaar en prijs. Terug naar aanbesteding defensie.