Hoe werkt het aanbestedingsproces bij grote Nederlandse luchthavens?
In het kort
Het aanbestedingsproces bij grote Nederlandse luchthavens volgt het speciale-sectorregime van de Aanbestedingswet: Royal Schiphol Group en de regionale luchthavens in haar groep kondigen opdrachten boven 432.000 euro voor diensten en 5.404.000 euro voor werken Europees aan op TenderNed en TED. Meestal via een niet-openbare procedure met selectiefase, gevolgd door schouw, nota van inlichtingen, inschrijving via het inkoopportaal, gunning met bezwaartermijn en een implementatie met screening voor de Schipholpas. Vollo toont per aanbesteding de procedure, de deadline en een Go/No-Go. Met Bid Copilot win je die aanbestedingen ook: eisenmatrix, gewogen gunningscriteria en Bid Writer-concepten.
Luchthavens zoals Schiphol, Eindhoven Airport en Rotterdam The Hague Airport besteden aan onder een eigen regime, met een proces dat zwaarder is dan bij een gemeente: vaker een selectiefase, uitgebreide veiligheidseisen en een implementatie waarin toegangspassen en opleidingen de startdatum bepalen. Dit artikel loopt het proces door zoals een leverancier het meemaakt.
Het regime: speciale sectoren
Luchthavens zijn speciale-sectorbedrijven en vallen onder deel 3 van de Aanbestedingswet. Dat betekent hogere drempels (432.000 euro voor leveringen en diensten, 5.404.000 euro voor werken), meer vrijheid in de keuze van de procedure (de onderhandelingsprocedure met aankondiging is standaard toegestaan) en de mogelijkheid van een erkenningsregeling waarmee de luchthaven leveranciers vooraf kwalificeert. Royal Schiphol Group is de belangrijkste inkoper en besteedt ook aan voor Eindhoven Airport, Rotterdam The Hague Airport en Lelystad Airport, die deel uitmaken van de groep. Drempels en regimes staan bij de aanbestedingsdrempel en drempelbedragen; de hub aanbesteding Schiphol geeft het overzicht.
De stappen van aankondiging tot contract
- Vooraankondiging en marktconsultatie. Grote projecten en raamovereenkomsten worden maanden vooruit aangekondigd; leveranciers mogen reageren op de opzet.
- Aankondiging en selectie. Meestal niet-openbaar: je meldt je aan via het inkoopportaal met het UEA, referenties per kerncompetentie en een beschrijving van je organisatie; drie tot vijf gegadigden worden geselecteerd.
- Informatiebijeenkomst of schouw. Een bezichtiging van de locaties of een presentatie van de opdracht; bij werk airside met toegangsregeling. Aanwezigheid is vaak verplicht.
- Nota van inlichtingen. Schriftelijke vragen, ook over toegang, screening en werken tussen de vluchten; antwoorden zijn bindend voor iedereen.
- Inschrijving. Via het portaal: prijs, plan van aanpak op de gunningscriteria, planning en fasering, veiligheidsplan.
- Beoordeling en gunning. Geschiktheid, dan gunningscriteria; voorlopige gunning met bezwaartermijn, bewijsstukken, definitieve gunning.
- Implementatie. Screening en Schipholpas per medewerker, airside-opleidingen, toegangsregeling voor materieel en voertuigen, startoverleg. Weken tot maanden.
Waar het proces bij een luchthaven anders is
| Onderdeel | Bij een gemeente | Bij een luchthaven |
|---|---|---|
| Drempel diensten | 216.000 euro | 432.000 euro |
| Procedure | Vaak openbaar | Vaak niet-openbaar met selectiefase, soms onderhandeling |
| Toegang | Sleutels of pas van het gebouw | Schipholpas met screening; airside met opleidingen en voertuigtoelating |
| Planning | Kantooruren of buiten lestijd | Tussen de vluchten, ‘s nachts, in korte vensters; fasering is een criterium |
| Veiligheid | VCA bij techniek | Veiligheidsplan, VCA, luchthavenspecifieke regels, incidentmelding |
| Contract | Twee tot vier jaar | Vier tot vijf jaar met prestatie-eisen, boetes en bonussen |
Op basis van de Aanbestedingswet 2012 en de praktijk bij luchthavenaanbestedingen, peildatum september 2026; de leidraad bepaalt de exacte procedure.
Termijnen bij een luchthavenaanbesteding
| Stap | Gebruikelijk | Waar je op let |
|---|---|---|
| Aanmelding selectiefase | Minimaal 30 dagen na de aankondiging | Referenties per kerncompetentie klaar |
| Selectie | Twee tot zes weken | Verificatievragen |
| Uitnodiging tot inschrijving | Vijf tot acht weken, met informatiebijeenkomst en vragenronde | Fasering en veiligheidsplan uitwerken |
| Beoordeling en gunning | Vier tot acht weken | Bezwaartermijn |
| Implementatie | Twee tot vier maanden | Screening en passen bepalen de start |
De criteria waarop wordt beoordeeld, staan bij de criteria bij een aanbesteding voor Schiphol.
Het proces vooruitlopen met Vollo
Bij een luchthaven beslissen de eerste weken: de vooraankondiging, de selectiefase en de vragenronde. Vollo leest elke nacht alle nieuwe publicaties op TenderNed en toont welke luchthavenaanbestedingen bij je bedrijf passen, met de procedure, de termijnen en een AI-samenvatting van de eisen, inclusief toegangs- en screeningseisen; de Go/No-Go laat zien of je door referenties en certificaten komt. Met Bid Copilot krijg je uit de aanbestedingsdocumenten de eisenmatrix en de gunningscriteria met weging, plus vergelijkbare gunningen met winnaar en prijs. Terug naar aanbesteding Schiphol.
Veelgestelde vragen
Welke luchthavens besteden in Nederland aan?
Royal Schiphol Group, die ook inkoopt voor Eindhoven Airport, Rotterdam The Hague Airport en Lelystad Airport en de regionale luchthavens die niet tot de groep behoren, zoals Maastricht Aachen Airport en Groningen Airport Eelde. Zij vallen als speciale-sectorbedrijf onder deel 3 van de Aanbestedingswet.
Waarom gebruiken luchthavens vaak een niet-openbare procedure?
Omdat de opdrachten complex en veiligheidsgevoelig zijn: een selectiefase op referenties en organisatie beperkt het aantal inschrijvers tot partijen die het werk aantoonbaar aankunnen. Het speciale-sectorregime laat die keuze vrij.
Hoe lang duurt een aanbesteding van Schiphol?
Van aankondiging tot definitieve gunning meestal vier tot zes maanden bij een niet-openbare procedure, gevolgd door een implementatie van twee tot vier maanden waarin screening en Schipholpassen de startdatum bepalen.
Wat is een informatiebijeenkomst bij een luchthavenaanbesteding?
Een presentatie van de opdracht en de locaties door de luchthaven, vaak gecombineerd met een schouw, waarvoor aanwezigheid verplicht kan zijn. Wat je daar ziet en hoort, zijn de vragen voor de nota van inlichtingen.
Gelden voor regionale luchthavens dezelfde regels als voor Schiphol?
Ja, zij zijn eveneens speciale-sectorbedrijven met dezelfde drempels. De omvang van de opdrachten is kleiner en de procedures zijn vaker nationaal of onderhands.
Gerelateerde vragen
- Wat zijn de belangrijkste criteria bij een aanbesteding voor Schiphol?Geschiktheidseisen, veiligheid en screening, operationele impact, continuïteit, duurzaamheid en de gunningscriteria met weging bij Schiphol.
- Welke bedrijven doen vaak mee aan aanbestedingen voor Schiphol?Hoe de leveranciersmarkt van Schiphol is opgebouwd, waar de gunningen staan en wat je ervan leert voor je eigen inschrijving.
- Waar vind ik actuele openbare aanbestedingen van Schiphol?TenderNed en TED met Royal Schiphol Group als aanbestedende dienst, het inkoopportaal van Schiphol, vooraankondigingen en matching.
- Hoe kan ik me aanmelden voor een aanbesteding van Schiphol?Registratie op het inkoopportaal, het leveranciersdossier, de selectiefase met UEA en referenties en welke bureaus helpen bij luchthavenprojecten.
- Welke diensten worden meestal aanbesteed op Schiphol?Bouw en infra, installaties, beveiliging, facilitair, ICT, advies en inhuur, logistiek en concessies: wat Schiphol aanbesteedt en wat per categorie telt.
- Advies over software voor aanbestedingsmanagement in de infra-sector.Signalering bij Schiphol, ProRail en Rijkswaterstaat, Go/No-Go, eisenmatrix, EMVI-criteria, calculatie en gunningshistorie: software voor infra-aanbestedingen.