Welke criteria zijn belangrijk bij het selecteren van schoonmaakdiensten via een aanbesteding?

De poort: geschiktheidseisen bij schoonmaakaanbestedingen

Deze eisen zijn binair. Voldoe je niet, dan wordt je plan niet gelezen. Loop ze daarom als eerste door; een uitgebreide toelichting per eis staat in het artikel over de eisen voor inschrijven op een aanbesteding van een gemeente, dat ook voor scholen en zorginstellingen geldt.

De gunning: waarop je plan van aanpak punten haalt

Schoonmaak wordt bijna nooit op laagste prijs gegund. De gebruikelijke verdeling is 60 tot 70 procent kwaliteit en 30 tot 40 procent prijs, verdeeld over vier tot zes subcriteria met elk een eigen weging. Dit zijn de criteria die het vaakst terugkomen.

• Kwaliteitsborging. Hoe je de afgesproken kwaliteit haalt en meet: aansluiting op VSR-KMS of het dagelijks controlesysteem (DKS) van de opdrachtgever, frequentie van controles, wat je doet bij een onvoldoende meting.
• Personeel en continuïteit. Inwerkplan, vaste medewerkers per object, vervanging bij ziekte en vakantie, opleiding, de overname van het zittende personeel.
• Implementatie. Een concreet plan voor de eerste drie maanden: overname, materialen, sleutels, nulmeting, communicatie met gebouwbeheerders.
• Duurzaamheid. Middelen met EU Ecolabel, microvezel en waterbesparing, elektrisch materieel en vervoer, afvalscheiding, CO2-reductie.
• Social return. Percentage van de opdrachtsom voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en hoe je dat concreet invult op deze locaties.
• Communicatie en rapportage. Eén aanspreekpunt, reactietijden bij klachten, periodieke rapportages en evaluaties.

Beoordelaars scoren per subcriterium met een rubriek waarin “goed” moet worden onderbouwd. Beschrijf niet dat je kwaliteit levert, maar hoe: welke controlefrequentie, welke norm, welke hersteltermijn, wie het doet.

Resultaatgericht of inspanningsgericht: het bestek bepaalt je plan

Schoonmaakbestekken komen in twee smaken. Een inspanningsgericht bestek beschrijft per ruimtesoort welke handelingen je met welke frequentie uitvoert; je prijs volgt uit uren maal tarief. Een resultaatgericht bestek beschrijft het gewenste kwaliteitsniveau per ruimte en laat de invulling aan jou; je wordt afgerekend op metingen. Resultaatgericht wint terrein bij gemeenten en scholen, omdat het de opdrachtgever ontzorgt.

Voor je inschrijving maakt dat verschil. Bij resultaatgericht werken beoordeelt de opdrachtgever vooral je methode en je meetsysteem; bij inspanningsgericht vooral je bezetting en je prijs per handeling. Lees in de leidraad welk model geldt en welk kwaliteitsmeetsysteem de opdrachtgever hanteert en sluit je plan daar letterlijk op aan.

De prijs: per vierkante meter, per uur en de formule

De prijs wordt bij schoonmaak meestal gevraagd als jaarprijs per object of als prijs per vierkante meter per jaar, met aparte tarieven voor glasbewassing, periodiek werk en meerwerk per uur. De leidraad bevat een formule die de prijzen omrekent naar punten. Twee formules komen het meest voor: de laagste prijs krijgt alle punten en de rest relatief minder, of elke inschrijver krijgt punten volgens een vaste schaal ten opzichte van een gemiddelde of plafondprijs. Bij de eerste kan één agressieve inschrijver het hele veld platdrukken; bij de tweede loont een scherpe prijs minder en het plan meer.

Drie dingen bepalen of je prijs klopt: de overnamelijst (loonkosten van het zittende personeel), de werkelijke vierkante meters en frequenties die je op de schouw hebt gecontroleerd en de gunningshistorie van deze opdrachtgever. Gunningsberichten op TenderNed tonen wat het vorige contract kostte; met Vollo zie je in Bid Copilot de vergelijkbare gunningen met winnaar en prijs bij elke aanbesteding.

Zo scoor je hoger bij de selectie van schoonmaakdiensten

1. Check de poort op dag één. Certificaten, referenties en omzet per perceel. Voldoe je niet en is de eis proportioneel, stop dan.
2. Lees de weging voordat je schrijft. Een criterium van 25 procent verdient een kwart van je pagina’s en je beste voorbeelden.
3. Gebruik wat je op de schouw zag. Concrete verwijzingen naar de locaties laten zien dat je plan voor deze opdrachtgever is geschreven, niet voor de vorige.
4. Maak duurzaamheid en social return meetbaar. Percentages, aantallen, data. Intenties scoren niet.
5. Reken de prijs door tegen de formule en de historie. Wie zonder gunningshistorie inschrijft, gokt.

Wil je weten hoe het hele traject verloopt, lees dan het proces van een aanbesteding schoonmaak, of ga terug naar aanbesteding schoonmaak.